小岩井乳業様は、「大地の恵みを大切に、お客様の「おいしい」「うれしい」の期待にこたえ続ける」を理念に掲げ、120年の歴史をもつ「小岩井農場」を原点とする乳製品メーカー様です。 牛乳やチーズなど数多くの商品を取り扱うなかで、商品の画像やカルテ、パッケージや販促物のポスターといったデザインデータなど、商品に基づく様々なデータを各部署がバラバラに管理していました。
オンラインデータ管理サービス「Digital Library」の導入で、部門間でバラバラになっていた商品データを一元管理し、業務効率の改善を行いました。
クライアントの課題
- 【営業部門】最新の商品データが見つからない
- 営業部門が持つデータは、販売取り扱い店舗を拡大するうえで、商品に関してまとめた商品カルテデータなど、提案活動に必要な情報が中心です。
そのため、手元にあるデータが過去の商品画像だったり、リニューアルされたものの最新データになっていなかったりなど、最新の商品データが見つからないといった点が課題でした。
- 【販促部門】外部とのデータ共有が煩雑になってしまう
- 販促部門はデザイナーや印刷会社、Web制作会社など、さまざま協力企業と販促データをやり取りしていました。
その際、毎回メールで添付されるデザインデータを社内サーバーやローカル環境で管理。並行して進む案件のなかでデータ管理が非常に煩雑になってしまっていました。 また担当者ごとにデータが流用したくても、それを効率的に共有できず毎回問い合わせが来て作業に支障が出てしまうといったことが発生していました。
- 【商品部門】商品データの問い合わせが多くて作業に集中できない
- 部門としては商品ごとに商品やパッケージの画像、商品のカルテなどの情報データを管理していましたが、他部門からは問い合わせを受けて必要なデータを渡す、という形になっていました。 企業の肝である商品を取りまとめている商品部門には、各部門から問い合わせが常に来るような状況で、商品開発やブランド展開、市場調査といった本来の業務に集中できませんでした。
提案内容
MICの提供する「Digital Library」は、テキスト・画像・デザインデータ・動画・音声などのデジタルデータをオンライン上で一元管理するサービスです。
フォルダ階層を自由に作成することができ、普段の作業の感覚のままデータを管理することが可能です。
ファイルがすぐに見つかる、共有できる
デザインデータのプレビュー、中身まで全文検索！
- 販促物のデザインデータ （IllustratorやPhotoshopなど）の閲覧は専用のアプリが必要でしたが、Digital Library上ではプレビュー画像が自動的に生成されます。
また検索機能では、PDFやIllustratorなどのデザインデータ内の文章まで照合可能です。
タグ付け機能でファイルをグループ分け
- 「牛乳」「チーズ」といったアイテム単位や、「ポスター」「POP」といった販促物のツール単位など、系統ごとにアイテムに情報を付与して、関係するデータを簡単に見つけられます。
URL発行で外部にもかんたん共有
- ファイル、フォルダごとにURLが自動生成されるので、関係者に素早く共有できます。またメールに添付できない容量の大きなデータも簡単にダウンロードできます。
アカウント管理で安全なデータ運用
アカウントごと閲覧権限に閲覧権限を設定
- アカウントごとに閲覧できる権限を変更できるので、社外のデザイナーには販促関連のフォルダのみを公開して、必要なものだけを共有する安全なデータ管理を実現できます。
アカウント数による追加料金がかからないので、コストを抑えて運用が可能です。
変更履歴も保存して最新データを管理
- 画像や販促物といったコンテンツを更新した際に、過去の変更履歴をバージョンごとに保存可能です。誰が変更を行ったかの履歴も残せるので、データの安全性も担保できます。
導入成果
Digital Libraryを導入し、社内のデータ管理方法を一新し、作業効率が大幅アップ！
「牛乳」「チーズ」「ヨーグルト」など、商品カテゴリからひとつひとつの商品単位でフォルダ階層を構築しました。
各フォルダのなかには商品単体の画像、パッケージの外観画像やレイアウトデータ、店舗に送る際に必要な商品カルテ、商品画像を使用したポスターやPOPといった販促物データなど、商品に関するデータを統一した形で管理することになりました。
Digital Libraryでは、データ内部も照合できる全文検索機能や、デザインデータのプレビュー機能で、欲しいデータを素早く見つけることが可能になり、問い合わせ時間も削減されました。
また、部門ごとに持つデータの最新版をオンラインで管理することができ、Digital Libraryの中が常に最新である、というデータ管理が実現しました。
